7 tips om schaamteloos te delegeren

Als leidinggevende heb je graag de touwtjes in handen. Je bent graag op de hoogte van wat er speelt. En het liefst heb je ten alle tijde controle en overzicht.

Je durft de dingen niet loslaten, uit vrees dat er iets fout loopt. Of omdat jij er van overtuigd bent dat anderen het niet ‘even goed’ kunnen als jij. Jouw motto is dan ook: “Wat je zelf doet, doe je beter.”

Alleen, zo maak je het voor jezelf en je team een stuk moeilijker. Want jij verzuipt in het werk. Omdat je telkens zelf brandjes blijft blussen, waardoor je niet toekomt aan je verantwoordelijkheden als leidinggevende. En ondertussen is je team niet gemotiveerd om zelf (pro-actief) met oplossingen te komen.

Loslaten en (schaamteloos) delegeren is een kunst. Gelukkig bestaan er technieken om schaamteloos te leren delegeren. Met deze 7 tips ben je al een héél eind op weg.

Herinner jezelf hoeveel jij kost aan de organisatie

Als je jezelf telkens betrapt op het uitvoeren van taken die je eigenlijk makkelijk aan iemand anders kan overdragen… Sta er dan eens bij stil hoeveel dat kost voor je organisatie. Want bij elke minuut die jij spendeert aan een bepaalde taak, hoort een bepaalde kost. Denk als het ware aan je eigen ‘uurtarief’. Een kost die je dus makkelijk kan uitsparen door taken te delegeren.

Breng je verantwoordelijkheden als leidinggevende in kaart

Wat zijn de zaken waar jij voor aangesteld bent? Wat zijn de verantwoordelijkheden die voor jou als leidinggevende zijn weggelegd?

Denk eens na hoeveel tijd je nodig hebt om deze zaken uit te voeren en plan deze tijd zorgvuldig in. Laat niets of niemand deze tijd verstoren of jij komt niet meer toe aan jouw verantwoordelijkheden.

Breng je A-spelers in kaart (en welke taken zij kunnen overnemen)

Door na te denken aan wie je welke taken kan doorgeven, zal je enorm veel tijd en ruimte creëren in je agenda. En dat betekent dus meer tijd en ruimte voor je eigen verantwoordelijkheden. Zo word je een leidinggevende die de koers uitzet en waar jouw collega’s een duidelijke boodschap van ontvangen.

Geef je A-spelers vertrouwen, autonomie en erkenning

Stimuleer je A-spelers om zelf met ideeën te komen en oplossingsgericht te denken. Als jouw A-spelers bv. een vraag hebben, laat hen nadenken over mogelijke oplossingen. Zodat ze enkel een JA/NEE vraag aan jou hoeven te stellen. Je motiveert zo het oplossingsgericht denken en voor je het weet heb je een zelfsturend team. 

Hou je mailverkeer onder controle met het binaire systeem

Het binair mailsysteem houdt in dat jouw medewerkers jou enkel een JA/NEE vraag via mail kunnen stellen. Is er nood aan meer duiding of een groter overleg? Plan dan op vaste tijdstippen een overlegmoment in.

Laat je medewerkers dus enkel mails naar jou sturen die bestaan uit JA/NEE vragen, zodat jij op een heel eenvoudige en korte manier kan antwoorden. Geen mails meer met lange tekst. Die worden vervangen door face-to-face meetings op vaste momenten. Enorm veel tijdswinst!

Plan een spreekuur in voor vragen

Een open-deur cultuur komt heel gemoedelijk over. Maar heb je als eens bedacht hoeveel tijd je hierdoor verliest? Jouw medewerkers kunnen op elk moment binnenvallen met een vraag. Hier bestaat het risico dat ze een aantal ‘apen’ (vervelende taken) op jouw bureau deponeren en dat jij oplossingen gaat bedenken voor hun verantwoordelijkheden.

Je wordt ook gestoord in jouw focus en jouw verantwoordelijkheden. Daarom kan het helpen om een spreekuur in te lassen waarbij je ruimte en tijd geeft om een aantal zaken te bespreken. Geef aan jouw medewerkers mee dat je een goede voorbereiding verwacht (JA/NEE vragen – oplossingen – resultaten) zodat jij kan bijsturen waar nodig, en het spreekuur efficiënt benut kan worden.

Volg wat je gedelegeerd hebt goed op

Delegeren begint met een goede, duidelijke & heldere communicatie. Wat wil je dat de andere doet en op welke manier? Formuleer heel duidelijk voor jezelf wat je precies verwacht. Geen vage uitspraken of vragen, wel concrete verwachtingen.

Geef daarbij altijd de deadline mee! Check tussendoor hoe ver het staat met de opdracht, en of het de richting uitgaat die jij verwacht. Plan hier tijd voor in.

Let erop dat je tijdens zo’n opvolgmoment telkens onmiddellijk feedback mee geeft (zowel positief als bijsturend).

Daag tenslotte jouw A-spelers uit om zelf tot oplossingen te komen wanneer ze ergens tegenaan lopen. Kauw het antwoord niet voor, want dan neem jij de ‘aap’ weer over.

Stel jezelf deze 5 vragen

  • Wie of wat ondermijnt jouw leiderschap?
  • Hoeveel tijd spendeer jij aan brandjes blussen voor anderen? Hoeveel daarvan verloopt nog via mail?
  • Welke overtuigingen heb jij over delegeren?
  • Van welke taken wil jij af? En wie zou je daarvoor kunnen inschakelen?
  • Hoeveel tijd zou je kunnen besparen door (beter) te delegeren? Wat levert het jou op?

Schaamteloos delegeren is een kunst

Wil jij leren hoe je zaken nog beter kan delegeren aan je team?

Neem contact op met ons! Dan bekijken we samen hoe jij dit het beste aanpakt binnen jouw organisatie.

Heb jij zelf nog tips om schaamteloos te delegeren? Deel je ultieme tip dan in een reactie op dit artikel!

Bronvermelding

  • Delegating for Business success – Chan J.
  • Delegating Effectively – Institute of Leadership & Management
  • Delegating work: Expert solutions to everyday challenges – Harvard Business School Pub
  • Delegating work: Match skills with tasks, Develop your people, overcome barriers – Harvard Business School Pub
  • Delegating techniques – Heckers J;
  • How to delegate – Heller R.
  • Learn in just 10 minutes to delegate – Henshaw J.
  • Durven delegeren – Nijssen A.M.
  • Delegeren – Payne J.
  • Delegating effectively: A Leader’s guide getting things done – Turregano C.
  • Schaamteloos delegeren – Oostkamp T.
  • What kind of leader are you – Lapid G.
  • De kracht van het Enneagram – De Clercq S.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *